Sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica é parte integrante do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) instituído pelo governo através de um decreto firmado em janeiro de 2007.
O que é NF-e?
É um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços ocorrida entre as partes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e recepção, pelo fisco, antes da ocorrência do Fato Gerador.
A Nota Fiscal Eletrônica deverá ser utilizada apenas em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, pelos contribuintes do IPI e/ou ICMS. Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal.
A NF-e substitui a nota fiscal modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.
Funcionamento da NF-e
A empresa emissora gerará um arquivo eletrônico que deverá conter as informações fiscais da operação comercial e também ser assinado digitalmente pelo emitente, para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.
Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda do Estado em que estiver localizado o emitente, que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso, sem a qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.
Após a autorização do uso da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta, na Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.
Este mesmo arquivo será ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda do Estado do emitente, para a Receita Federal do Brasil, que será repositório de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. Também será transmitida para a unidade federada de desembaraço aduaneiro, em se tratando de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior, e para a Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, quando a NF-e tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas incentivadas.
Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa a DANFE, em papel comum, em única via, que trará impresso, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados.
As vantagens no uso da NF-e
Entre as principais vantagens da nota fiscal eletrônica está a facilidade de armazenamento. No modelo de papel é necessário guardar todas as notas até o prazo decadencial, o que dificulta a consulta e acumula documentos. Para empresas com grande volume de operações comerciais, a simples economia com o armazenamento dessas notas representará um valor considerável. A consulta, feita através do site da Receita Federal, também se torna bastante simples.
Como dito anteriormente, o DANFE pode ser impresso em papel A4 comum, sem a necessidade do papel especial usado no modelo tradicional, o que também representa economia para o contribuinte.
O sistema também tem o objetivo de reduzir consideravelmente a possibilidade de fraude, já que o registro e a pré-aprovação é totalmente feita online, com necessidade de validação das Secretarias de Fazenda de cada estado. A NF-e ainda facilita o processo de intercâmbio de informações entre os fiscos estaduais, o que pode reduzir as fraudes interestaduais. A redução de fraudes representa aumento de arrecadação sem aumento da carga tributária, o que favorece aqueles que já cumpriam com suas obrigações fiscais.
Expansão do sistema
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) está sendo adotada, progressivamente, por todos os Estados da Federação e vem se tornando a realidade das empresas. Até o momento, apenas certos setores empresariais devem obrigatoriamente emiti-la (para conhcê-los acesse o site da Secretaria da fazendo do seu estado). O sistema é relativamente simples e vem sendo continuamente melhorado pela Receita Federal.
O objetivo é facilitar a vida do contribuinte, consumidor e reduzir as fraudes. Lembre-se de que o sistema de emissão de notas (assim como de uma série de outras contribuições) será feito totalmente online em breve. Portanto, acompanhe nosso blog para ficar sempre inteirado sobre o assunto!